Comment digitaliser votre cabinet ?

Ecrit par : Lucile Martin- Juriste
Paru le 13 mars 2020


Vous vous demandez comment faire pour digitaliser votre cabinet afin de gagner en productivité et en attractivité ?

Nous allons vous accompagner sur la bonne trajectoire !

Pourquoi digitaliser votre cabinet ?

La digitalisation affecte la quasi-totalité des secteurs d’activité et particulièrement le monde des services. Les experts-comptables et les avocats, premiers partenaires des entreprises, doivent se sentir concernés par cette évolution. La dématérialisation des opérations juridiques et comptables renouvelle la façon de travailler ainsi que les attentes des clients. Les clients attendent davantage de facilité et d’immédiateté dans leurs échanges avec les professionnels. Votre environnement de travail va en sortir bouleversé dès lors que la digitalisation entraîne des changements majeurs tant dans les usages que dans le processus décisionnel.

Les avantages de la digitalisation sont pluriels :

  • Elle permet à un cabinet de se différencier par rapport à ses concurrents
  • De mieux communiquer avec ses clients et prospects
  • De développer les compétences et savoir-faire du cabinet
  • De recruter de nouveaux talents

La digitalisation transforme le métier d’expert-comptable et la profession d’avocat. Elle correspond à un changement en profondeur du cabinet quant à son fonctionnement et à son organisation.

Grâce à des gains de temps importants, elle a pour conséquence de permettre à chaque cabinet de se concentrer sur des services plus attrayants pour sa clientèle. Pour cette raison, le mouvement de la digitalisation ne doit pas être suivi, ni subi par le cabinet. Le cabinet doit s’ériger en chef de file pour se réinventer afin de ne pas être dépassé.

Mais, quelles sont les possibilités pour digitaliser votre cabinet ?

La digitalisation d’un cabinet peut passer par des aspects très divers :

  • Automatiser certaines fonctions fastidieuses et éviter les ressaisies
  • Simplifier les tâches traditionnelles
  • Échanger des documents facilement via des portails collaboratifs et permettre au client d’accéder à son dossier à n'importe quel moment et à partir de n’importe quel support, comme un téléphone portable / tablette…
  • Proposer des indicateurs pertinents sur l’activité d’un client en temps réel grâce à des tableaux de bord générés automatiquement
  • Fiabiliser les échanges de données pour ne pas s’exposer à la cybercriminalité qui peut entraîner des conséquences dramatiques pour les entreprises, autant pour les cabinets que leurs clients.

Comment parvenir à digitaliser votre cabinet ?

Capbloc ouvre les portes de la dématérialisation de votre cabinet.

Capbloc a conçu pour les cabinets d’experts-comptables et d’avocats un outil digital et sécurisé qui simplifie considérablement la gestion de l’actionnariat de vos sociétés clientes.

D’utilisation intuitive, il permet de dématérialiser toutes les opérations relatives aux Registres :

Leregitre des mouvements de titres :

Toutes les opérations sur les titres sont réalisables. Il peut s’agir de l’attribution des titres lors :

  • de la constitution de la société,
  • de l’émission de titres,
  • de transfert de titres (cession, échange, donation, apport),
  • de l’exercice de bons,
  • de nantissement,
  • de prêt,
  • de modification du capital.

Les opérations peuvent concerner tout type de titre :

  • actions simples,
  • actions préférentielles,
  • obligations simples
  • obligations convertibles,
  • bons de souscription d’actions,
  • bons de souscription de parts de créateur d’entreprise.

L’outil Capbloc permet de générer automatiquement les ODM et les documents CERFA.

Le registre des assemblées générales :

  • Convoquez les associés par mail et envoyez-leur des pièces si besoin,
  • Faites signer les procès-verbaux d’assemblées générales grâce à une signature électronique conforme au droit applicable,
  • Suivez l’évolution des signatures,
  • Un mail automatique s’envoie aux actionnaires non signataires en guise de rappel selon une fréquence programmable,
  • Répertoriez les AG déjà effectuées en joignant les PV dans leur ordre et les pièces annexes grâce au coffre-fort de documents.

Les différentes actions s’effectuent en un temps record grâce à la saisie automatique des informations renseignées qui ont été enregistrées.

Un multitude de documents est exportable en version PDF très facilement (RMT, RAG, compte d’actionnaire, attestation de mouvement, les documents téléversés…).

La solution dispose d’un coffre-fort numérique, d’une signature électronique et également d’un tableau de bord intégrant la table de capitalisation automatisée et partageable avec le client.

Toutes vos opérations sont sauvegardées de manière sécurisée. L’Ordonnance n°2017-1674 du 8 décembre 2017 et son Décret d’application n°2018-1226 du 24 décembre 2018 autorisant la représentation et la transmission de certains titres financiers au moyen d’une blockchain exige l’existence d’un système d’archivage. Capbloc a donc installé un système d’archivage des données enregistrées en blockchain. En cas de vol des données sur Capbloc, il permet de récupérer l’intégralité des données ancrées.

Par ailleurs, les outils pratiques permettent de simuler une levée de fonds et le versement de dividendes.

Avec Capbloc la gestion globale de la valeur d’une société devient un jeu d’enfants !

Vous n’aurez pas besoin de suivre une formation adéquate pour utiliser l’outil Capbloc ! L’équipe de Capbloc est présente pour vous accompagner dans toutes les étapes de mise en place du produit selon vos besoins. Elle est joignable par téléphone ou par mail pour toute sorte de demande.

Quelles conséquences pour le professionnel et pour son client ?

Côté pro : L’expert-comptable et l’avocat ont enfin l’opportunité d’alléger leurs missions traditionnelles de rédaction manuscrite de certains actes pour se consacrer à des services de conseil voire de coaching. Ils ont la possibilité de se focaliser sur les problématiques essentielles pour leurs clients que sont celles de l’investissement et du développement de leur société grâce à la fourniture et à l’analyse d’un tableau de bord. Vous conseillerez donc les entreprises de toute taille plus aisément sur les risques de dilution auxquels elles s’exposent. En offrant un support client de qualité simple, rapide et efficace, le cabinet digitalisé pourra apporter une réelle plus-value à ses prestations. Il peut, par le biais d’échanges à distance, répondre directement aux questions quotidiennes simples ou techniques de ses clients.

Côté client : Le client se sent mieux considéré puisqu’il bénéficie d’un suivi personnalisé et adapté à sa société. Il apprécie la rapidité du délai de réponse et la montée en puissance de la qualité des renseignements fournis par son conseil grâce aux gains de temps que ce dernier a obtenus. Le client se réjouit d’obtenir un accès à l’interface Capbloc pour suivre la gestion de son actionnariat et profiter des fonctionnalités mises à sa disposition.

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