Dématérialisez vos registres d’assemblée générale

Ecrit par : Laura RIVIERE - Juriste
Paru le 25 mars 2020


Face à la contrainte de tenir physiquement des registres d’assemblée générale des sociétés, les évolutions récentes en la matière autorisent leur dématérialisation. Elle est permise grâce à la signature électronique qui horodate les procès verbaux d’assemblée générale. Tout en assurant la même force probatoire devant une juridiction, ces réformes permettent de gagner du temps et de l’argent. Tour d’horizon de la dématérialisation des registres d’assemblée générale…

Le Procès-verbal d’assemblée générale, c’est quoi ?

Dans une société, le Procès-Verbal (PV) est un document rédigé au cours de chaque assemblée générale. Il a un double objectif : Résumer l’ensemble des sujets abordés pendant l’assemblée et établir le résultat d’une délibération ou d’un vote.

Il doit comporter diverses mentions obligatoires pour être valable, quelle que soit la forme juridique de la société et quelle que soit la qualité de l’assemblée générale concernée (assemblée générale ordinaire, assemblée générale extraordinaire).

Le formalisme d’un PV d’assemblée générale de société est mentionné dans l’article R225-106 du Code de commerce.

Selon la forme juridique de la société (SAS, SARL, …) certaines mentions obligatoires peuvent s’ajouter.

Ce document très important sert de preuve en cas de litige, il obéit ainsi à un formalisme strict : Il doit comporter la date, le lieu de réunion, le mode de convocation, l’ordre du jour, la composition du bureau, le nombre d’action participant au vote, … (Article R225-106 du Code de commerce) et il doit être conservé dans un registre spécial. Le Procès-verbal d’assemblée générale doit être signé et paraphé par tous les associés.

Et la dématérialisation dans tout ça ?

A l’ère du numérique, la dématérialisation des registres se présente comme une nouvelle alternative aux registres papiers.

Le décret n° 2018-1226 du 24 décembre 2018, a d’abord permis de recourir à la « Blockchain » pour l’inscription des émissions ou cessions de titres dans un registre des mouvements de titres dématérialisé, lui conférant la même valeur qu’une inscription dans un registre physique.

Pour les registres d’assemblées générales c’est le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 qui apporte une véritable révolution en la matière. Il modifie les règles du Code de commerce en autorisant désormais les sociétés commerciales et civiles à tenir le registre des assemblées de façon dématérialisée. Il s’applique aux sociétés à responsabilité limitée (SARL), entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL), sociétés anonymes (SA), sociétés par actions simplifiée unipersonnelles (SASU), sociétés en nom collectif (SNC) ainsi qu’aux sociétés civiles et aux commerçants personnes physiques relevant du régime fiscal de la micro-entreprise. Pour les sociétés par actions simplifiées (SAS) les statuts doivent le prévoir explicitement conformément à l’article R227-1-1 du code de commerce

Ce décret concerne aussi le registre des délibérations du conseil d’administration du conseil de surveillance, le registre de présence au conseil et le registre des délibérations des sociétés anonymes (SA).

Le texte autorise que les documents soient signés électroniquement en respectant les exigences prévues par l'article 26 du règlement eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014.

Ainsi, les procès-verbaux sont datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve. Ces évolutions permettent de se dispenser d’aller au greffe pour parapher et coter les registres d’assemblée générale, en conservant la même force probatoire devant le juge qu’avec la procédure classique.

Dématérialisez vos registres d’assemblée générale avec Capbloc !

Capbloc respecte l’ensemble des conditions exposées dans le décret relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants. Pour cela, il faut que les procès verbaux (PV) soient horodatés. Cet horodatage est seulement permis grâce à la signature électronique, dans les conditions prévues par le règlement européen eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014.

Capbloc offre à ses clients plusieures options :

  • Gérer la dématérialisation complète du procès verbal (ce qui comprend la convocation, la signature électronique du PV et la création du Registre avec export PDF) ;
  • Gérer le PV signé électroniquement et la création du Registre avec export PDF ;
  • Téléverser des PV scannés signés à la main et la création du Registre sur Capbloc (Attention : Il est à noter que pour les PV scannés il faut garder le PV authentique signé manuellement car lui seul constitue la preuve opposable).

Grâce à ces différentes options, Capbloc permet une gestion simplifiée des registres d’assemblées générales. Vous pouvez sélectionner des participants, qui reçoivent un mail les invitant à valider et à signer le procès-verbal.

Notre technologie propose de suivre à tout moment l’avancement des signatures sur Capbloc. Un mail vous est envoyé lors de la signature de chaque participant. Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps et de l’énergie.