Comment gérer son entreprise en ligne ?

Ecrit par : Laura RIVIERE - Juriste
Paru le 20 juil. 2020


Les clefs pour mieux gérer son actionnariat avec le digital !

Et si le digital était la solution pour mieux gérer l’actionnariat ?

Depuis deux ans nous assistons à une accélération de la dématérialisation des actes au sein des entreprises.

Juridiquement, le recours à la dématérialisation pour la transmission de certains titres financiers a été permis par de récentes réformes : Les décrets n°2018-1226 du 24 décembre 2018 et n°2019-1118 du 31 octobre 2019 permettant de tenir les différents registres des sociétés de manière dématérialisée.

La crise du covid-19 a mis en lumière les limites de notre « économie papier » à faire face aux difficultés actuelles, par son mode de fonctionnement « oldschool ». D’où l’intérêt de tendre de plus en plus vers une économie digitalisée.

De nombreuses startups ont émergés pour s’adapter à ces mutations digitales et ont imaginé différents outils et solutions pour permettre de mieux gérer l’actionnariat, de faciliter le quotidien des entreprises.

Zoom sur les outils dématérialisés permettant de mieux gérer l’actionnariat.

1ère clef : Les registres dématérialisés

De nombreux secteurs ont entrepris des changements dans leurs mode de fonctionnement, se dirigeant vers des procédures dématérialisées.

Cette ouverture est motivée par une volonté de simplification, de rapidité et de flexibilité pour les entreprises et services ayant fait le choix du digital.

Les tâches autrefois rébarbatives et chronophages sont automatisées, une sécurité supplémentaire pour ces documents est assurée.

Enfin le digital permet un gain de place et temps dans l’organisation.

  • Pour les registres de mouvements de titres :

Le digital permet de suivre en temps réel la répartition de l’actionnariat et de s’adapter plus facilement en cas de crises majeures ou de situations d’urgences.

Véritable révolution en la matière, ces derniers permettent d’assurer aux utilisateurs une plus grande efficacité, sécurité et il est toujours possible de les exporter.

Les entreprises et cabinets utilisant ces solutions dématérialisées font preuve de plus d’agilité et ont un point de vue global sur la répartition de leur actionnariat pour répondre aux nouvelles attentes des actionnaires, clients et collaborateurs, à la recherche d’une relation facilitée et incluse dans un cadre légal.

  • Pour les registres d’assemblée générale:

C’est le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 qui apporte une véritable révolution en la matière. Il autorise désormais les sociétés commerciales et civiles à tenir le registre des assemblées de façon dématérialisée.

Ces registres ont la même force probatoire devant une juridiction que les “registres papiers”.

Le digital permet de continuer à tenir des assemblées à distance.  Une série d’ordonnances du 25 mars 2020 a permis la généralisation des assemblées dites à  "huis clos" en participant par d’autres moyens de télécommunications prévus par la loi ou bien par les statuts de la société.

Ces assemblées à distance se déroulent exclusivement à l’aide de moyens de télécommunication ou de visioconférence sont de véritables piliers dans la gestion de l’actionnariat.

2e clef : La signature électronique 

Il est essentiel d’appréhender au mieux cette transformation digitale afin de sécuriser au maximum les transactions, c’est le rôle de la signature électronique.

Elle est la condition de preuve pour les procès-verbaux d’Assemblées Générales via un système d’horodatage permit par la signature électronique.

La signature électronique permet donc de suivre et de certifier efficacement les procès-verbaux et comporte des avantages considérables pour la tenue d’assemblée générales à distance.

Le recours à la signature électronique évite la paralysie totale de l’activité de certaines entreprises en permettant de signer rapidement et de manière sécurisée des documents clés pour la gestion de l’actionnariat des sociétés.

3e clef : La table de capitalisation dynamique 

La table de capitalisation est aussi un outil indispensable de la gestion de l’actionnariat.

Elle permet d’avoir un panorama efficace de la répartition de l’actionnariat au sein d’une société.

Elle est essentielle pour l’ensembles des sociétés, spécifiquement pour les startups qui ont besoin lors de levées de fonds d’avoir une table de capitalisation propre ou le capital n’est pas trop « éclaté », dans le but de ne pas dissuader les éventuels investisseurs ou business angels qui seraient tenter d’investir dans l’entreprise.

De nombreuses solutions proposent désormais des tables de capitalisation dynamique qui se mettent à jour automatiquement. Ce qui permet de suivre la répartition de l’actionnariat de la société en temps réel et d’avoir une vue d’ensemble de l’état de la société à un instant précis.

Une table de capitalisation a jour et dynamique sur une solution dématérialisée constitue une clef de voute pour réaliser des levées de fonds, trouver des investisseurs, des business angels et donc de gérer son actionnariat efficacement.

Ces différents outils, peuvent apparaître déroutant de prime abord, il est pourtant essentiel de les maîtriser pour gérer efficacement l’actionnariat au sein des sociétés de l’économie digitale qui se profile !